初めての場合は、複数社から相見積もりを取るのがおすすめです。
また、あらかじめ予算が決まっている場合は、事前にオフィスデザイン会社へ共有するとともに、
・内装
・家具
・防音性
・スケジュール
など、優先順位を整理しておくことも重要です。
さらに、見積内容に不明点や違和感がある場合は、納得できるまで確認するようにしましょう。

よくある悩み③：どんなオフィスが自社に合うのか分からない

この悩みには、主に2つの解決方法があります。

他社のオフィスを参考にする

自社と近い業種・規模の会社のオフィス事例を参考にするのがおすすめです。

できるだけ多くの事例を見ることで、
「居心地が良いと感じる空間」
「自社には合わないと感じるデザイン」
が見えてきます。

その中で、良い印象を受けたデザインやレイアウトをストックしておくと、イメージ整理に役立ちます。

下記の画像ライブラリーでは、坪数や従業員数などの条件を指定して、様々なオフィス事例を探すことができます。
「オフィス画像ライブラリー」

オフィスデザイン会社に相談する

オフィスデザインの実施が決定している場合は、早めにプロへ相談するのもおすすめです。
ヒアリングを通して、
・働き方
・組織課題
・採用方針
・出社率
・将来の拡張性
などが明確になり、自社に合ったデザイン提案を受けることができます。

よくある悩み④：“おしゃれ”だけで終わらないか心配

この悩みに対処する上で、もっとも大切なのは協力会社とのコミュニケーションです。

機能性や耐久性の重要性を伝える

デザイン性だけでなく、働きやすさや快適性も重視したいという意思を、協力会社へしっかり伝えることが大切です。
また、提案を受ける際には、見た目だけでなく、実際に働く人への配慮や運用面まで考えられているかを確認しましょう。

オフィス作りの実績がある会社に依頼する

デザイン会社の中には、飲食店や商業施設を専門としている会社もあります。
オフィスデザインには、
・配線計画
・会議室設計
・防音対策
・動線設計
・将来的なレイアウト変更
など、オフィス特有のノウハウが必要です。
そのため、オフィスづくりの実績が豊富な会社を選ぶことが重要です。

よくある悩み⑤：デザインイメージはあるけど、それを形にする方法が分からない

この場合は、一度オフィスデザイン会社へイメージを共有してみるのがおすすめです。
（こちらは弊社のケースとなりますので、予めご了承ください）

イメージがまとまっていなくてもOK

デザインイメージは、画像でも言葉だけでも問題ありません。
現在思い描いているイメージを共有することで、実現可能性や必要な工事内容などをプロの視点から判断してもらうことができます。

似た事例をピックアップしてもらう

より具体的にイメージを固めるためには、近い雰囲気の事例を紹介してもらうのもおすすめです。
また、事例と合わせて概算費用などを確認できる場合もあります。

よくある悩み⑥：計画～完成までスケジュール通りに進むかどうか不安

必要な工期や準備期間は、オフィスデザインの規模や内容によって大きく異なります。

余裕を持ったスケジューリングはマスト

建物の構造や老朽化の状況によっては、工事開始後に追加工事が必要になるケースもあります。そのため、余裕を持ったスケジュール設定が非常に重要です。
例えば100坪規模のオフィスであれば、遅くとも7か月前にはプランニングを開始するのが理想です。
また、エントランスなど部分的なリフォームであっても、少なくとも2か月前には相談を始めることをおすすめします。

プロジェクトリーダーを明確にする

オフィスづくりでは、状況に応じてスケジュール変更が発生することも少なくありません。
その際に、
「誰が最終判断をするのか」
「誰が各業者を取りまとめるのか」
を明確にしておくことが、プロジェクト成功のポイントになります。

よくある悩み⑦：オフィスデザイン会社毎の違いが分からない

オフィスデザインを手掛ける会社には様々なタイプがあり、それぞれ得意分野が異なります。

オフィスデザインを手掛ける会社のタイプ

例えば、
・内装デザインに強い会社
・プロジェクトマネジメントに強い会社
・家具提案に強い会社
・ブランディングに強い会社
などがあります。
それぞれ特徴が異なるため、自社が重視したいポイントを整理した上で選ぶことが大切です。

下記の記事では、各社の特徴や選び方を詳しく解説しています。

オフィスデザイン会社の特長と選び方

オフィスデザイン会社は、それぞれ得意とする分野や特徴が異なるため、一括にすることが難しい業界です。また、移転先のビル、オフィスの広さ、デザインへのこだわり、家具の選定などによってもベストな依頼先は異なります。そこで今回は、これからオフィスを移転・リフォームしようとお考えの方向けに、弊社の視点でカテゴリー分けした7種類のオフィス…

よくある悩み⑧：新しいオフィスに対して、社員から不満がでないかどうか心配

出社率低下が課題となる中、社員満足度を高めるオフィスづくりは非常に重要です。こちらの対策方法は主に2つあります。

旧オフィスと大きく変えずぎない

例えば、
・固定席から完全フリーアドレスへ変更する
・雰囲気を大きく変える
といった急激な変化は、社員がストレスを感じる原因になることがあります。
リニューアルを行う際は、段階的に変化させることも大切です。

プロジェクトに社員を巻き込む

オフィスへの要望アンケートを実施したり、デザイン投票を行ったりすることで、社員が当事者意識を持ちやすくなります。
その結果、新オフィスへの納得感や満足度向上につながります。

下記の記事では、社員の出社率を高めるオフィスづくりについて詳しく解説しています。

社員が自然と出社したくなるオフィスとは？4つのポイントを徹底解説！

新型コロナウイルス感染症の5類移行以降オフィス回帰の動きが活発ですが、一方で、せっかく整備したリモートワークの仕組みも活かしていこうと、ハイブリット勤務や自由選択を採用する企業も増えています。そのような中で課題に上がっているのが、オフィス活用率が上がらないこと。そこで今回は、社員が出社しない理由を分析すると共に、自然と出社したく…

よくある悩み⑨：将来的な働き方の変化に対応できるか不安

コロナ禍をきっかけに、リモートワークやハイブリッドワークなど、多様な働き方が広がりました。
今後も働き方の変化は続くと考えられるため、柔軟性を持ったオフィスづくりが重要です。

レンタルやサブスクのオフィス家具を利用する

レンタルやサブスクリプションを活用すれば、オフィスの拡大・縮小にも柔軟に対応できます。
また、不具合時に交換しやすい点もメリットです。
購入の場合は、導入費だけでなく修理・処分コストも発生するため、変化の多い企業には有効な選択肢といえるでしょう。

敢えて完成させない、アジャイルオフィスにする

最初から完璧な状態を目指すのではなく、あえて余白を残したオフィスづくりを行うのもおすすめです。
未完成スペースを設けたり、エリアごとに段階的に改修したりすることで、将来的な組織変化にも柔軟に対応しやすくなります。
スペース毎に時期を分けてリフォームしていくという方法もおすすめです。

まとめ

オフィスデザインは、内装を整えるだけでなく、働きやすさやコミュニケーション、企業イメージにも大きく関わる重要なプロジェクトです。
その一方で、初めて進める場合は分からないことも多く、不安を感じる企業も少なくありません。

しかし、事前に目的や課題を整理し、信頼できるオフィスデザイン会社としっかりコミュニケーションを取ることで、不安を大きく減らすことができます。
ぜひ今回ご紹介したポイントを参考に、自社に合ったオフィスづくりを進めてみてください。

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