初めてのオフィスデザイン｜働きやすさと企業成長を叶える職場づくりガイド

オフィスデザインには多くのメリットがありますが、同時に注意すべき点も存在します。まずは、両面を理解しておきましょう。

オフィスデザインのメリット

●社員のモチベーションがアップする
オフィス環境が快適であれば、社員の集中力や生産性が向上します。働きやすさやリフレッシュできる空間が整うことで、日々の業務への充実度も高まります。
●企業ブランディングにつながる
来訪する顧客や取引先、求職者に対して企業の価値観やブランドを視覚的に伝えることができます。デザイン性の高いオフィスは、企業の信頼感や先進性を印象づける手段になります。
●人材採用力がアップする
求職者はオフィスの雰囲気から働く環境を判断する傾向があります。快適でおしゃれなオフィスは、優秀な人材の採用において大きなアピールポイントとなります。

オフィスデザインのデメリット

●内装コストがかかる
デザインのこだわりや設備の充実度に応じて、初期投資が高額になる場合があります。予算とのバランスを考慮してプランニングすることが重要です。
●様々な工数がかかる
オフィスデザインには計画、提案依頼、設計、工事管理、社内調整など多くのステップがあり、社内リソースや工数が必要です。
●移転時に原状回復工事が必要になる
賃貸オフィスの場合、契約終了時には原状回復工事が必要です。デザインによっては追加費用が発生するケースもあります。

オフィスデザインを成功させるためには、まず前提条件や目的を明確にすることが不可欠です。

オフィスデザインを行う主な目的は？

レイアウトや内装の選択肢は無数にあります。その中で自社にとってベストなデザインを実現するためには、なんのためにオフィスデザインを施すのか？といった目的を明確にすることが大切です。

予算は？

会社としてかけられる予算を（最小額から最大額まで）ある程度決めておく必要があります。
内装費だけでなく、家具や設備、工事管理費用も含めた総予算を設定します。

オフィスに必要な設備やスペースは？

会議室の大きさや数、座席数、休憩スペースの有無、個別ブース有無など、機能ごとに必要な数や広さを整理します。
今のオフィスに対する課題や改善希望点なども、社員からヒアリングしておきましょう。
実際に働く社員の意見を反映することで、より実用的なオフィス設計が可能になります。

意思決定プロセスは？

社内での承認フローや決裁権者を明確にしておくことも、スムーズな進行のために重要です。

これらの内容は、RFP（提案依頼書）に目的や条件を整理しておくと、デザイン会社への依頼がスムーズになります。

※RFPの作成方法については、こちらの記事をご確認ください。
「オフィスデザインに関わる方必見！提案依頼書（RFP）の作成イロハ」

デザインの方向性を定めるために、まずはイメージ素材を収集しましょう。

Web検索で

内装のイメージ、例えば「かっこいいオフィス」「ナチュラルなオフィス」「モダンなオフィス」といったキーワードで画像検索すると、たくさんの写真がヒットします。
その中から、良いと思った画像をピックアップして保存しておきましょう。

※こちらの「オフィス画像ライブラリー」もぜひご活用ください！

SNSで

InstagramやTwitterでは、実際の施工事例や社員の投稿からリアルな使用感を確認できます。また、Pinterestやデザイン系サイトで最新のオフィス事例を調べると、多彩なアイデアを取り入れられます。

訪問先で

取引先や知人企業のオフィスを訪問し、実際の空間を体感することで、理想と現実のバランスを把握できます。
気になる内装や家具があったら、素材や費用感メーカー名などを聞いておきましょう。

オフィスデザインを成功させる上で、協力会社との相性はとても重要です。信頼できる会社の探し方としては、下記のような方法があります。

Web検索で

デザイン会社のWebサイトや施工事例を確認し、希望に合う会社をピックアップします。

紹介で

実績のある会社を知人や業界関係者から紹介してもらう方法もおすすめ、移転の場合は
不動産会社に紹介してもらうという方法もあります。

比較サイトで

デザイン会社の特徴や料金感を一覧で比較できるサイトを活用するのも一つの方法です。

初めての場合は、2,3社のコンペで決めるのが良いでしょう。
複数社に提案を依頼することで、デザインの幅やコスト感を比較しやすくなります。

※オフィスデザイン会社の選び方については、こちらの記事が参考になります。
「オフィスデザイン会社の特長と選び方」

※コンペの方法については、こちらの記事でもご紹介しています。
「【コンペで使える評価表】オフィスデザイン会社選びに必要な9つの評価項目とは？」

レイアウト設計や内装デザインの案は、オフィスデザイン会社によって作られますが、それに修正を加えたり、希望を追加したりする際のコツをご紹介します。

レイアウトは数パターンで比較

複数のプランを比較検討することで、最適な配置を見つけやすくなります。

パースや鳥瞰図で完成イメージを作る

パースや鳥瞰図があると完成イメージが可視化されるとともに、社内でも共有しやすくなります。

プロの知見は後で効いてくる

特に、内装素材やオフィス家具の耐久性、防音性、空調設備など、完成後の快適性や経年劣化などは、専門家にしか分からない部分でもあります。
アドバイスを求めることで後悔のないオフィス作りが実現できます。

※オフィスデザイン事例をご覧になると、イメージが固まってきます。
「人気オフィスデザイン事例TOP10｜閲覧数No.1はどのオフィス？」

オフィスデザインの計画が固まったら、次は社内全体を巻き込みながら進めるフェーズです。
社員に必要な情報を適切に共有し、移転やリニューアルによる混乱を最小限にすることが重要です。

自社で対応する事項を確認する

オフィス家具の手配、社員への連絡、旧オフィスの整理、引っ越し作業など、社内で対応する事項を事前に整理します。

スケジュールや内装プランを社内で共有する

社員全員がスムーズに移行できるよう、工事期間や移転スケジュールを共有しておくことが大切です。

工事が始まると、計画と仕上がりのギャップをなくすための管理が必要となります。
適切な進捗チェックにより、引き渡し後のトラブルややり直しを防ぐことができます。

工事状況の報告連絡は随時チェック

協力会社からの定例報告や写真共有などをチェックして、実施状況を確認します。

必要に応じて工事現場確認

図面通りに進んでいるか、デザイン面だけでなく安全性や法規対応も確認します。

完成した時点で終わり…ではありません。実際に働いてみると、思わぬ改善ポイントが見えてくることもあります。快適さを持続させるために、定期的な見直しを行いましょう。

完成後も経過観察が大切

新オフィスでの業務開始後も、動線や設備の動作状況をチェックします。
社員からの質問窓口も準備しておきましょう。

必要であれば微調整も

家具の再配置や音環境の対策など、必要であれば修繕を依頼します。完成後の保証期間などを、協力会社に事前に確認しておきましょう。

最後に、初めてオフィスデザインを行う企業が気をつけるべきポイントをご紹介します。

採用計画に基づいて広さを決める

移転後すぐに人員が増え、早々に座席不足に陥ってしまうケースは少なくありません。
採用計画を踏まえて余裕ある広さを確保し、将来的な増員を想定したレイアウトを設計しておくことが重要です。事前に成長を見越した設計を行うことで、追加の工事やレイアウト変更による負担を抑えられます。

こだわりたい部分を明確にする

オフィスデザインには明確な正解や定型がなく、選択肢も無数に存在します。そのため、検討が進まなくなるケースも少なくありません。
まずは自社が特にこだわりたいポイントをリスト化し、重要度に応じて優先順位をつけておきましょう。事前に判断基準を共有しておくことで、意思決定がぶれにくくなり、プロジェクトをスムーズに進めることができます。

少しづつ完成させていくのも一つの方法

最初からすべてを完璧に仕上げようとする必要はありません。
フロアやエリアごとに段階的に工事・内装を進めていく方法も有効です。
段階的な整備により業務への影響を最小限に抑えながら、社員の声を反映しつつ、最終的に理想的なオフィスへと近づけていくことができます。

初めてオフィスデザインを行う企業にとって、成功のポイントは「目的の明確化」と「段階的な進行」です。
RFPの作成や社員ヒアリング、複数のデザイン案の比較など、計画的に進めることで、予算やスケジュールのトラブルを避けられます。
また、プロの意見や事例を参考にしながら進めることで、企業のブランド価値を高めつつ、社員にとって快適なオフィス空間を作り上げることが可能です。
オフィスデザインは単なる内装ではなく、企業成長を支える重要な戦略のひとつです。