オフィスレイアウトの決め方・進め方～ベスト配置を作る5つのステップ～

オフィスレイアウトとは、オフィスに必要なスペース、設備、機器、オフィス家具などの配置を考えることです。
オフィスレイアウトというと、“対面式”や“ブーメラン式”などといったデスクレイアウトを指すことも多いのですが、オフィス移転やオフィス全体のリフォームを行う際には、ゾーニングなどを含めたオフィス全体の配置を考える必要があります。

オフィスレイアウトは、一般的にはオフィスデザイン会社が製作するものです。

しかしまずは、業務の内容や現状のオフィスの課題を熟知している自社で“オフィスレイアウト案”考えてみることをオススメします。
その上で、プロに提案を求めたり、アドバイスをもらったりすることで、より働きやすく快適なオフィスを創ることができます。

自社でオフィスレイアウトを構築するステップは以下の５つです。

１）オフィスのテーマ＆コンセプト設計
２）オフィスに必要なスペースの決定
３）レイアウト案の作成
４）効果検証・分析
５）レイアウト調整

ここからは、各ステップについて詳しく解説していきます。

オフィスレイアウトを考える際、まず始めに決めておかなければならないのが、オフィス全体のテーマとコンセプトです。
テーマとは“オフィスの役割”と言い換えられると思います。
例えば、“社員同士のコミュニケーションの場”“創造性を高める空間”“会社への愛着が深まるオアシス”などといった感じで、オフィスが社員にとってどのような場所であってほしいかを考えながら設定しましょう。

テーマが決まったら、次はコンセプトです。
コンセプトとは、“オフィスのテイスト”と言い換えられると思います。
“明るく開放感のあるカフェ空間”“カラフルで遊び心のある遊園地のようなオフィス”など、どのような雰囲気のオフィスにしたいかを考えていきます。

コンセプトが思いつかない場合には、他のオフィスデザイン事例写真を参考に見ながら、キーワードをピックアップしてみましょう。
様々なオフィスを見ることで、自社に合うデザインや好きな雰囲気が絞り込まれてきます。

※参考になるオフィスデザイン事例は、こちらでまとめてご覧いただけます。
「おしゃれオフィスのデザイン事例30選～テイスト別にご紹介～」

次にオフィスに必要なスペースをリストアップしていきます。

まずは、今のオフィススペースを一覧にしてみましょう。
＜現状のスペース一覧（例）＞
・エントランス
・業務スペース（50席分）
・給湯スペース
・大会議室（1つ）
・中会議室（2つ）
・小会議室（3つ）
・休憩スペース
・トイレ

それを元に、追加すべきスペースや無くして良いスペースなどを書き加えていきます。

例えば下記のような感じです。
＜新しいオフィススペース一覧（例）＞
・エントランス
・業務スペース（50席分）→30席程度に減らす
・給湯スペース
・大会議室（1つ）→無くす
・中会議室（2つ）
・小会議室（3つ）
・休憩スペース→業務も可能なフリースペースにアレンジ
・トイレ
・TV会議用個室（2つ）

Zoom商談が中心となっている企業では、エントランススペースを無くすことも増えてきました。
これまでの概念にとらわれず、今のオフィスに必要なスペースをリスト化していきましょう。
フリーアドレスか固定席かといったことも、このタイミングで決めておきましょう。

ここからは、いよいよレイアウト図の作成です。
…といっても、正式な設計図を作る必要はありません。
ステップ1で設定したテーマやコンセプトを念頭に置いて、ステップ2でリスト化したスペースをオフィスの図面に配置して書き込むだけで大丈夫です。

一般的なレイアウトは、エントランス近くに会議室、その奥に業務スペース、そして窓際にフリースペースといった感じですが、実際には、部屋の形や必要な設備などによって大きく変わってきます。
また、空調、電気、給排水設備の位置なども考慮する必要があります。

業務スペースのデスクレイアウトについては、“対面式”“アイランド式”“ブーメラン式”“風車式”など、様々なタイプがあります。業務スタイルや部門体制などを考慮して決めましょう。

時差出勤やテレワークを導入している企業は、フリーアドレスにしていることが多いです。
全社員数より少ない座席数にして、余ったスペースをフリースペースやテレブース設置に使うという企業も増えています。

自社では、大まかなレイアウトイメージとこだわりたいポイントリストを作成しておき、細かい点は、オフィスデザイン会社と相談しながら決めていきましょう。

オフィス全体を上から捉えた“鳥瞰図”があると、より完成イメージが湧きやすく社内共有資料としても使いやすいです。

※鳥瞰図については、こちらの記事で詳しくご紹介しています。
「オフィスレイアウトや全体イメージ把握に役立つ「オフィスパース（鳥瞰図）」

次は、オフィスレイアウトの効果検証・分析です。
どんなに練って作られたオフィスレイアウトでも、時間とともに業務内容や部門体制が変わり、使いづらくなってくることがありますので、定期的に見直していきましょう。

見直す内容としては例えば、
・会議室は足りているか？
・座席数は足りているか？
・使われていない部屋や会議室はないか？
・無駄になっているスペースはないか？
などといったことがあげられます。

特に最近は、勤務体系が変わったことで以前のレイアウトが使いづらくなっているという企業も多いようです。
今一度社員にアンケートを取るなどして、レイアウトの問題点をピックアップしてみましょう。

最後は、実際のレイアウト調整・変更です。
新しい会議室を作ったり、ゾーニングを変更したりといった大々的な工事の場合は、業者にお願いする必要がありますが、小さなレイアウト調整であれば自社で行う事が可能です。

オフィスレイアウトの微調整においてもっとも多いのは、デスクレイアウトの変更です。
現状に不具合がなくても、気分をリフレッシュさせるために、配置を変えたり新しい業務場所を作ってみたりするのも良いと思います。
社員の意見を聞きながら、ベストなレイアウトを見つけましょう。

フリースペースのテーブルレイアウトや収納棚の置き方などについても、比較的簡単に変えられるますので、ぜひ挑戦してみてください。
最近は、手軽にレイアウト変更可能なモジュール式のオフィス家具もたくさん出ておりますので、それらを活用するというのもオススメです。

下記の記事では、大掛かりな工事を行わず自社でできるオフィスレイアウトの変更方法をご紹介しています。ぜひ合わせてご覧ください！
「コストをかけずに自社で完結！オフィスレイアウトを変更する方法」