外資系企業様向け｜オフィスリノベーションを成功させる５つのポイント

まずは、外資系企業ならではの特性を3つピックアップするとともに、日本企業におけるオフィスリノベーションとの違いを解説します。

●ブランド基準が定められている
外資系企業の多くは、ロゴやイメージカラーをはじめとした、企業ブランドの取り扱い基準が定められており、それらをオフィス内装にも反映させる傾向があります。

一方日本では、たとえ大企業でもそこまで厳密なルールを設けているところは少なく、社内外に企業アイデンティティを表現するという意識が低いと言えるでしょう。

●ファシリティマネジメント部門がある企業も・・・
外資系企業の中には、本国にファシリティマネジメント部門があり、全世界のオフィスの移転・リフォーム・リノベーションなどを、一括管理しているところも多くあります。

一方日本企業では、このような専門部門をもつところは現状少なく、多くの企業は、管理部・総務部・経営企画室などがオフィスマネジメントを兼任しています。

●オフィスデザイン会社選びは数社のコンペが基本
外資系企業の多くは、オフィスリノベーションなどでパートナー企業を選ぶ際、３，４社のコンペを行うところが多いです。

日本でも、数社でコンペすることが増えていますが、中には、先代から決まったオフィスデザイン会社に依頼するところや、紹介などにより、１社指名で依頼するところも少なくありません。

ここからは、外資系企業の担当者が初めて日本でオフィスリノベーションを行う際に、知っておくと役立つ進め方のポイントを５つご紹介していきます。

外資系企業が日本でオフィスリノベーションを行う際には、本国にある本社との密な連携が重要となります。
昨今のコロナパンデミックやウクライナ問題のような世界情勢の変化によって、企業の方針が急に変わることもありますので、本社との連絡ルートは正確に認識しておきましょう。

またオフィスリノベーションを進めて行く際にも、予算の承認や書類の取り交わし、オフィスデザイン確認など、本社の対応が必要な項目は事前にリスト化しておくのがおすすめです。

“承認ルート”ついては特に注意が必要で、場合によっては、数カ所の部門を跨ぐケースもあり、さらに休暇の時期などを挟んでしまうと、最終承認が降りるまでに数週間以上かかってしまうこともあります。

“スケジュールに間に合わずリノベーションが進められない…”“ムダな追加費用がかかってしまった！”ということが起こらないように、本社との連携フローは、プロジェクトが動き出す前に確認しておくことが大切です。

外資系企業が日本でオフィスリノベーションを行う際には、前述したブランドガイドラインをはじめ必要な前提条件を、パートナー候補企業に事前共有しておくことが大切です。

ブランドガイドラインの中には、視覚的なルールだけでなく、企業理念やビジョンなど、企業アイデンティティに関わる内容が記されていることも多く、それらは、オフィスデザインを考える上でも重要な要素となります。

また、外資系企業の中には、オフィスレイアウトや内装を全社で統一していたり、導入するオフィス家具が決まっていたり、さらには研究所や製造ルームなどといった特殊な設備が必要であったりと、条件が複雑なケースもあります。

このような必要条件は、オフィスデザインだけでなくお見積りにも大きく変わってくるため、漏れなくパートナー候補企業へ伝えておくようにしましょう。

オフィスリノベーションを成功させるには、パートナー企業の選び方も重要です。
ポイントとしては、まず外資系企業のオフィスデザインを手掛けた実績があること、英語での書類の取り交わしや資料の作成・共有が可能であること、そして、柔軟性のある対応ができることなどが挙げられます。

特に、最後の柔軟性は重要で、お客様の要望を理解した上で、そこにプラスアルファのアイデアやデザイン案を提示できるような対応力のある企業を選ぶと進めやすくなります。

オフィスリノベーションは長期プロジェクトとなりますので、パートナー企業、さらには担当者との相性は大変重要です。

オフィスリノベーションを行う際には、オフィスデザイン会社だけでなく、ビル管理会社や施工会社、オフィス家具販売店など、様々な企業関わることとなります。
これら複数の業者を取り仕切り、ミスなく効率的に進めるためには、プロジェクト体制を明確にしておくことが大切となります。

特にプロジェクトリーダーをどこに据えるのかという点は重要です。

最も効率的で安定的なのは、オフィスデザイン会社にプロジェクトマネジメントまで依頼するという方法です。
スケジュール調整や、関係業者とのやりとり・交渉、プロジェクトの進行管理までを一括して任せ、ハブとなってもらうことで、自身は本国との連携等に集中出来る他、何か軌道修正が必要な時にもスムーズに対応することができます。

外資系企業のオフィス内装というと、以前は社員分の個別ブース席を並べるプライバシー重視のレイアウトが主流だったのですが、最近はオープン席を作ったり、集中ワークとチームワークのメリハリをつけるようなデザインが増えてきています。

コロナをきっかけに全社的にテレワークを導入している外資系企業も多く、オフィスの役割も変化してきていると言えるでしょう。

また内装デザインについては、オフィスグリーンを取り入れたり、癒やしをテーマにしたりと、社員が出社したくなるような空間を要望させることが増えています。
また、業務スペースだけでなく、フリースペースやレクリエーションルームなどを作ることで、社員同士のコミュニケーションが深まるような仕掛けを求められることも多くなっています。