オフィスレイアウト 基本の考え方～良いオフィスレイアウトを見分ける方法～

良いオフィスレイアウトとは、一言でいうと、さまざまな角度から検討・熟考して作成されたレイアウトのことです。

良いオフィスレイアウトを作成するために、弊社では2つのポイントを必ず押さえるようにしています。

1つ目は、レイアウトプランの意図を明確にすることです。
レイアウトプランの意図というのは、例えば、“フリーアドレスやABWを実現させるためのレイアウト”“今後の人員増加を見越したレイアウト”“テレワークを前提としたレイアウト”などといったコンセプトをはっきりさせるということです。

逆に、目的や狙いがなく、なんとなくプランしたものというのは、一見きれいに設計されていても良いオフィスレイアウトとは言えません。

2つ目は、お客様から提示された条件をクリアすることです。
例えば、希望される座席数や会議室の数・広さ、収納の種類・数といった必要設備など、お客様から事前にお聞きした要望は、すべてレイアウトプランに反映させるようにしています。

後で微調整をしたりプランBをご提案したりすることはありますが、まずはお客様の要望を叶えるレイアウトを作成するようにしています。

逆に、どんなに斬新でおしゃれなレイアウトだったとしても、大事な要件が抜けていると、働き始めてから困ったり使いづらいと感じたりするようになるでしょう。

“まだ、新しいオフィスレイアウトの希望や条件などが決まっていない”という場合は、テストレイアウトを依頼してみるという方法があります。

テストレイアウトとは、実際の設計や配置を決定する前に作成する、仮のレイアウトや配置計画のことです。
テストレイアウトを作成することで、最大収容座席数や、会議室の大きさ・数の目安を知ることができる他、実際のレイアウトを決める前に社員からのフィードバックを得られたり、業務フローを見直したりすることが可能になります。
また、そもそもこの物件が自社にとってベストなのか？といったことを見極めるヒントにもなります。

テストレイアウトは、建物の躯体図があれば依頼可能です。
ただ、テストレイアウトの場合、空調・照明・消防設備の位置が考慮されていないので、正式なレイアウトはもう一度依頼し直す必要があるということを忘れないようにしましょう。

ここからは、正式なオフィスレイアウトを選ぶ上で、失敗しないためにチェックするべき2つの基本的な事項を解説します。

まずは、ビルの特長・設備を正確に反映しているかどうかをチェックしましょう。

弊社では、ビルが管理している平面図や天井伏せ図などを共有していただく他、現地調査を行って、実寸を測った上でレイアウトを作成していきます。

ー具体的なポイントー
●天井
天井は主に、在来天井・システム天井の2種類があって、どちちの作りかによって会議室や個室の造り方・考え方が変わってきます。

特に、エアコンについては、移動させたり新しく設置する場合、天井の作りによってコストが大きく変わってきますので、提案されたレイアウトプランが、それらを考慮したものなのかどうかを確認するようにしましょう。　

●窓
窓は、オフィスの明るさや開放感を左右する重要なパーツです。
窓の位置や高さ、方位方角、景観、またそれぞれの窓の開閉有無などが考慮されたレイアウトプランであるかどうかを確認するようにしましょう。西側の窓は、夕方の西日で眩しく、個室に向いていないこともあります。

特に、開閉の有無については、社員の安全を確保するためにも重要なチェックポイントとなります。

●パイプスペース（PS）
パイプスペースとは、分電盤や防火などといって設備扉の位置のことです。
これらを塞いでいないレイアウトであることが不可欠です。

●下り天井や床の段差
物件を平面図で見ていると分かりづらいのですが、実際には天井の一部が下がっていたり
床の一部が段差になっていることがあります。
それによって、壁面にハイキャビネットが設置できないことがあったり、
床の段差は転倒しないようにスロープに変更したりして、安全性を考慮することが必要になります。

●ビルの壁についているスイッチ
移動するとコストがかかる設備として、壁面についている照明スイッチ、エアコンのスイッチ、インターフォンの位置、セキュリティのリーダーの位置・高さなどがあります。これらが考慮されているかどうかをよく確認しておくようにしましょう。

2つ目は、事前にお客様情報がヒアリングされているかどうかをチェックしましょう。

多くのオフィスデザイン会社はヒアリングを元に設計すると思いますが、中には、デザイン性にこだわるあまり、お客様目線を無視した一方的なレイアウトプランを提案するところもありますので注意が必要です。

弊社では、事前に下記のような内容をヒアリングさせていただくようにしています。

ーヒアリング内容ー
●お客様の業界・業種・事業内容・組織体制など
●お客様がお取り扱いされている商材やサービス
●お客様のお取引先の業界・業種など
→来客の頻度などが分かり、会議室の数などを考えるヒントになります。
また、お客様の業界を理解する上で参考になる情報です。
●お客様の会社の歴史
●お客様の今後の事業展開やビジョンなど
→今後の人員増加や移転可能性などを考慮するためです。
●現在・今後の勤務スタイル
→必要な座席数や会議室の広さ・数などのヒントになります。
●現在のオフィスの使い方
→レイアウトやデザインのお好みを知るヒントとなります。
●代表の思い
→オフィス移転にどのような目的があるのか？
また、代表の事業に対しての思いや考え方がオフィスに反映されているのかどうかを知るヒントになります。
…etc

このようなコミュニケーションは、オフィスレイアウトだけでなく、その後の内装・工事など外注先として長いおつきあいができるかどうかの判断材料になります。