オフィス作りで失敗しないための4つのポイント～押さえておきたい意外な盲点とは？～

オフィス創りの場面でよく起こるのは、以下のようなケースです。

●デザイン性を重視しすぎるケース
有名なデザイン会社が手掛けたプロジェクトで、会議室の内装に、ある硬質な素材を採用したことがありました。デザインは光沢があってカッコイイのですが、一方で、すべての音を反射してしまう素材だったため、人の声も反響されて、会議中聞こえづらくなるという状態になりました。

室内に、音を吸収する素材がない状態だったため、そのような問題が起こったようです。
内装もやはり、デザイン性と機能性のバランスが大切です。

●提案されたものが活用されないケース
弊社の事例で、オフィスの真ん中にリフレッシュエリアを設けるというご提案をし、採用されたことがありました。完成時は、開放感があって、休憩やランチなどにも活用できて便利に見えたのですが、実際には、周りが気になってあまり活用されていないということを、入居後お客様からお聞きしました。

スペースに余裕がある場合、新しくデザイン性のある仕掛けを業者から提案されることも多いと思いますが、採用する前に、それが実際本当に社内で活用されるかどうかを慎重に検討することが大切です。

余ったスペースは無理に埋めず、敢えて余白を残し、入居後、必要に応じて追加していく方が活用度は上がります。

オフィス創りの成否を左右するのが物件選びです。
どれだけ優れたデザインを考えても、物件の条件が合わなければ快適なオフィスにはなりません。ポイントは3つあります。

1. 条件をリストアップする
「広さ」「立地」「コスト」など、譲れない条件をリスト化しておきましょう。条件を明確にしてから物件探しを始めることで、効率よく候補を絞り込めます。

2. 立地の重要性を理解する
来客が多い企業の場合、駅チカのオフィスは利便性が高く好印象です。一方で、駅から離れた場所は家賃が抑えられる可能性があります。自社の業務スタイルや来客頻度に合った立地を選ぶことが大切です。

3. 新しいビルと古いビルの特徴を知っておく
新しいビルや大手管理の物件はセキュリティや共用設備が整っており、ブランディング効果が期待できます。
ただし、ビル指定工事の場合は入居工事費用が割増になります。
一方、古いビルは内装工事やレイアウト変更の自由度が高く、コストを抑えやすいのが魅力です。
ただし、エアコン設備が古く機能が低かったり、台数が少なかったりする場合は、追加で増設する必要性がでてきたりすることもあります。

意外と見落とされやすいのが防音対策です。
オフィス内での会話や会議内容が外に漏れると、業務に支障が出たり、セキュリティ面で問題となることがあります。
チェックすべきポイントは下記の3点です。
• 天井や壁の構造
• ドアや窓の隙間からの音漏れ
• 会議室や集中スペースの遮音性
これらは計画の際に、どのレベルにしたいかをしっかり専門業者さんに相談することをおすすめします。

ガラスパーテーションも音漏れをどこまできにするかにより、スペックや予算が大幅に変わってきます。実際に、ショールームで音を確認してから決めることもできますので、ご検討ください。

※下記の記事では、オフィス内の防音対策について詳しく解説しています。
「【オフィスの防音対策】遮音性能を理解して最適な対策を選択する方法」

オフィスの快適性を大きく左右するのが空調設備です。
押さえて置きたいポイントは3つあります。

1. 温度ムラへの配慮
窓際は日差しで暑くなりやすく、特に西日は、眩しさと暑さでブラインドを閉めた状態になりがちです。
そのような場合は、レイアウトを工夫したり、サーキュレーターやファンを活用して調整しましょう。

2. セントラル空調か個別空調の確認
セントラル空調とはビル全体で一括管理されること、光熱費が予測しやすい反面、細かい温度調整が難しいことがあります。また、通常は稼働時間が決まっているため、時間外は別途費用が発生することもあります。
個別空調とはフロアや部屋ごとに調整すること、温度調節が自由にできます。入居するビルがどちらの方式かを必ず確認しましょう。

3. レイアウト変更時の注意
パーティションで個室を増やす場合、エアコンの風が届きにくくなることがあります。その際にはエアコンの移設や追加工事が必要となります。
特に最近人気のワークブース（個室スペース）には換気設備が必須となりますので注意しましょう。

※下記の記事では、オフィス内の空調問題について詳しく解説しています。
「総務部の悩みの種・・・オフィスの空調問題解決法」

オフィス創りには多くの業者が関わるため、いくら魅力的なデザインプランがあっても、他の業者との調整が不十分だと、工事が遅れたり追加費用が発生したりと、理想のオフィスは完成しません。パートナー企業を選ぶときには、下記のポイントを押さえておくことが大切です。

1. トータルで管理できるパートナーを探す
オフィスプロジェクト全体を取り仕切れるパートナー企業を選ぶことが重要です。
複数の業者を自社で取りまとめるのは大きな負担になるため、経験豊富で信頼できるオフィスデザイン会社に任せるのがおすすめです。

2. 実績と専門性を重視する
パートナーを選ぶ際は、過去のオフィスデザイン事例や実績を確認することが欠かせません。業界や企業規模によってオフィスに求められる要素は大きく異なるため、自社と同じような業種・規模の案件を手掛けた経験があるかを確認すると安心です。

3. コミュニケーション力と透明性
オフィス作りは数か月単位で進行する大規模なプロジェクトです。
進めていく過程では予算やスケジュール、仕様の変更などが発生することも少なくありません。そのため、パートナーとなるオフィスデザイン会社には、高いコミュニケーション力と透明性が求められます。

4. 長期的な視点でのサポート
オフィスは完成したら終わりではなく、その後の運用や改修も発生します。
移転後に「追加の家具を導入したい」「社員数の増減に合わせてレイアウトを変えたい」といったニーズが生じることは珍しくありません。
そのため、完成後も継続的にサポートしてくれるパートナーを選ぶと安心です。

※下記の記事では、パートナー企業の選び方について詳しく解説しています。
「オフィスデザイン会社の特長と選び方」