これからオフィス移転する企業様必見！オフィスデザインと同時に検討したい5つの取り組みとは？

昨今、「オフィス＝働く場所」という固定概念は薄れ、オフィス空間はより多様な使われ方をするようになっています。移転を機に、自社にとってオフィスに求めること・役割・あるべき姿を改めて整理してみましょう。検討軸は主に以下の2つです。

オフィスのコミュニケーションと集中の両方がバランスの取れるレイアウトを検討する

コロナ以降、どの会社でもリモート会議が一般的になってきました。

自席でのリモート会議は、周りの人たちに声が響き、業務に集中できないと不満の声が上がります。
また、そのために1人で会議室を使用すると会議室の有効活用ができていない、会議室が足りないという不満の声が上がります。

理想的には、1人でのリモート会議、集中作業は、1人用のフォンブースや集中ブースをいくつか設置する、執務スペースは、オープンでコミュニケーションを取りやすくする。
もちろん、経理などの個人情報を扱うセクションは、執務スペースでのデスクの向きを考慮して、社内でもPC画面が見えないような工夫をすると、より集中して業務を行うことができます。

社内利用を優先するか、社外対応を優先するか

来客が少なく社内メンバーが主な利用者であれば、執務スペースやリフレッシュルームを充実させることが有効です。一方、来客対応や商談が多い企業では、エントランスの印象、応接室・商談スペースのクオリティを高めることが優先事項となります。自社のビジネスモデルに合わせた配分を検討しましょう。

オフィス移転は、今後の働き方を再定義する絶好のタイミングです。現在の、あるいは目指す働き方のスタイルによって、最適なオフィスのつくり方は異なります。代表的な3つのケースを見てみましょう。

フル出社のケース

コロナ禍にリモートワークを導入した企業の中にも、生産性や組織文化の観点からフル出社に回帰する動きが見られます。この場合、全社員分の座席確保はもちろん、集中できる環境・休憩できる空間・会議室の数など、一日中快適に過ごせるオフィスの充実度が重要です。

リモートワークのケース

リモートワークを基本とする場合、オフィスの規模を縮小しコスト削減につなげることも可能です。立地条件も通勤利便性だけに縛られず、ブランドイメージや商談のしやすさを重視した選択肢が広がります。オフィスの「役割」を明確にした上で、前述の使い方の軸から設計を始めることが大切です。

ハイブリッドワークのケース

在宅と出社を組み合わせるハイブリッドワークでは、全社員分の座席は不要ですが、最大出社人数を想定した適切な座席数の確保が必要です。出社ルールや曜日ごとのローテーションを明確に設定し、オフィスが混雑・閑散しすぎない環境を整えることが、社員満足度の維持にもつながります。

オフィス移転を機にフリーアドレスを導入する企業は年々増えています。一口にフリーアドレスといっても、組織の文化や業務スタイルによって最適な形は異なります。主な3つのタイプをご紹介します。

シンプルなフリーアドレス

執務室全体を自由席とする最もオーソドックスなスタイルです。導入初期は、部門やチームごとにゾーニング（エリア分け）しておくと、社員が戸惑いにくく、スムーズに定着させることができます。

フリーアドレス＋固定席の併用

大部分を自由席としながら、マネージャー職や管理部門のみ固定席を残すハイブリッド型です。業務上の機密性や管理上の都合を考慮しつつ、各部署・上長へのヒアリングを重ねながら、無理のない段階的な移行を進めましょう。

ABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）

業務内容に応じて働く場所を自由に選べる、最も自由度の高いスタイルです。オープンテーブル・カウンター席・ファミレス型ブース・ソファ席・集中ワークブースなど、多様な座席タイプを用意することで、社員一人ひとりが最もパフォーマンスを発揮できる環境を実現します。

スペース効率の改善や個人情報・機密情報の保護強化の観点からも、オフィス移転のタイミングでペーパーレス化を推進することをおすすめします。

まずは断捨離から

同じオフィスに長く居続けると、いつの間にか不要な書類や備品が蓄積されていくものです。移転前に計画的な断捨離を行いましょう。特に大型什器や古い機器類は処分に費用がかかるケースもあるため、できるだけ早い段階から整理を始めることが重要です。

システム・ツールの導入

ペーパーレス化を実現するには、既存書類のPDF化と並行して、クラウドストレージや文書管理システムの整備が必要です。また、電子契約サービスの導入など、今後の業務フロー全体を見直す機会としても活用しましょう。

空いたスペースの有効活用

書類棚・キャビネットが不要になることで生まれたスペースは、リフレッシュスペースやパントリー、テレブースなど、社員の快適性・生産性向上につながるスペースへと転換することができます。

移転前の課題としてよく挙げられるのが、「音漏れ」「窓からの強い日差し」「空調のムラ」の3点です。新オフィスで同じ不満を繰り返さないためにも、現状の課題を社員からしっかりヒアリングした上で、設計・設備の検討に反映させましょう。

音の最適化

電話対応が多い営業部門と、集中作業が中心の経理・開発部門では、求める音環境は大きく異なります。部門ごとの特性を把握した上で、ゾーニングや吸音材・防音パネルの活用を検討しましょう。また、会議室・社長室・応接室に求める遮音レベルを事前に明確にしておくことも重要です。

光の最適化

直射日光によるPC画面の見づらさや眩しさは、生産性低下の一因となります。新オフィスの方角・窓の位置・周辺環境を考慮した上でレイアウトを設計し、ブラインドや調光フィルムの活用も検討しましょう。照明器具の色温度や明るさも、業務内容に合わせて調整することが理想です。

空調の最適化

快適と感じる温度は、性別・年齢・体質によっても個人差があります。現状の空調に関する不満をピックアップするとともに、座席配置や個別調整機能のある空調設備の導入を検討しましょう。「寒い・暑い」の不満はモチベーションにも影響するため、軽視できないポイントです。

オフィス移転は、単なる「場所の引っ越し」ではありません。組織の働き方・文化・生産性を大きく左右する、戦略的なプロジェクトです。
移転後に「こうすればよかった」と後悔しないためにも、デザインと機能性の両面から、早い段階で多角的に検討を進めましょう。