オフィスデザインコンペの進め方～ベストパートナーを見つける方法を徹底解説～

オフィスデザインコンペとは、オフィスの内装工事やリノベーションを行う際に、デザインやプロジェクトマネジメントを依頼する企業を、複数社で比較・検討して決定する方法です。

多くの場合、同一条件のもとでコンペ参加企業に、レイアウト・内装デザイン・コストを含めたトータルプランを提案してもらい、その中から自社の考え方や要件に最も合う1社を選定します。

コンペをするメリット

・複数社を比較することで、自社に最適なパートナー企業を選びやすくなる
・複数のレイアウトやデザイン案に触れることで、自社の要望や優先順位が明確になる
・プロジェクト全体のコスト感を把握できる

コンペをするデメリット

・会社選定や事前打ち合わせ、社内調整、当日の運営など、担当者の工数がかかる
・オフィス移転やリノベーション全体のスケジュールが長期化しやすい

オフィスデザインコンペで多くの担当者が悩むのが、参加を依頼する候補企業の選定です。「どの会社に声をかければよいのか分からない」「対応に追われて業務負担が大きい」といった声も少なくありません。

オフィスデザイン会社は7つのタイプに分かれる

まずは、自社が以下のどのタイプの会社を求めているのかを整理しましょう。
・レイアウト・内装に強みを持つオフィスデザイン会社（中小企業向け）
・レイアウト・内装に強みを持つオフィスデザイン会社（大企業向け）
・プロジェクトマネジメントを強みとするオフィスデザインコンサルティング会社
・施工とオフィスデザインのみを請け負う会社
・大手オフィス家具メーカーが展開するオフィスデザイン事業
・価格重視の家具メーカーが行うオフィスデザイン事業
・中古家具販売会社が行うオフィスデザイン事業

※各タイプの特徴については、下記の記事で詳しく解説しています。
「オフィスデザイン会社の特長と選び方」

自社に合うオフィスデザイン会社の探し方

自社に合うタイプを明確にしたうえで、Web検索や比較サイトを活用して候補企業を探します。
また、取引先や不動産会社、グループ会社、同じビルに入居している企業などからの紹介も有効な情報源となります。

失敗しない会社選びと最適な社数

候補企業を選定する際は、各社の得意分野を把握するとともに、Webサイトで実績・事例、会社の考え方や価値観まで確認しておくことが重要です。
なお、コンペに参加してもらう企業数は3社程度が適切です。
多すぎると対応に追われ、1社ずつ丁寧に比較・検討することが難しくなります。

オフィスデザインコンペは、効率的に進行しながら、自社にとって最適な1社を選ぶことが目的です。

スケジュール設定

まずはオフィス完成までの全体スケジュールから逆算し、コンペ期間を設定します。
具体的には、
・RFPの作成
・合同説明会の開催
↓約2～3週間
・コンペ開催日
↓約1週間
・各社の評価・選定
といった流れで日程を組みます。

RFPの作成

RFPとは「提案依頼書」のことです。
オフィス移転・リノベーションの目的や背景、必要なスペース、レイアウトや内装の要望、想定コスト、スケジュールなどをまとめます。

※RFPの作成方法はこちらの記事で詳しく解説しています。
「オフィスデザインに関わる方必見！提案依頼書（RFP）の作成イロハ」

合同説明会開催

コンペ参加企業を集め、RFPの内容を説明します。
記載しきれなかった補足情報の共有や質疑応答を行うことで、個別対応が減り、担当者の負担軽減につながります。

コンペ開催

コンペは多くの場合、自社オフィスで実施します。
参加者は、経営層やマネージャー、オフィス担当者が中心となり、場合によっては各部署の社員が同席することもあります。

各社の評価・選定

事前に評価表を用意し、同一基準で点数を付けていきます。
選定後は、選ばれなかった企業にも早めに連絡し、可能であれば理由を正直に伝えることが望ましいでしょう。

自社にとって最適なパートナーを選ぶためには、評価基準を明確にし、感覚だけに頼らない判断が重要です。

9つの評価基準

基本となる評価項目は以下の9つです。
1）見積価格の妥当性
2）減額見積の検討姿勢
3）実施体制
4）業務実績
5）デザインコンセプトの理解度
6）デザインの方向性
7）レイアウトの機能性
8）担当者の対応力
9）会社としての信頼性

必要に応じて項目を追加することもできますが、増やしすぎると評価が複雑になるため注意が必要です。

評価基準の優先順位を決めておく

評価項目には優先順位を設定するのも有効です。
例えば、コスト重視の場合は「点数×2」、実績をそこまで重視しない場合は「点数×0.5」など、独自ルールを設けて総合点で判断します。

※具体的な評価方法はこちらの記事で詳しく解説しています。
「【コンペで使える評価表】オフィスデザイン会社選びに必要な9つの評価項目とは？」

ここまでオフィスデザインコンペの進め方をご紹介してきましたが、コンペはすべての企業に適した方法ではありません。
自社の状況に応じて、実施すべきかどうかを判断することが大切です。

コンペ実施を特におすすめする企業

・100坪以上の大規模オフィスへ移転、またはリノベーションを行う場合
・選定理由を本社や経営層に説明する必要がある場合
・候補企業が複数あり、1社に絞りきれない場合

コンペ実施をおすすめしない企業

・30坪以下の小規模オフィスへの移転、またはリノベーションの場合
・スケジュールがタイトで、担当者の工数を確保できない場合
・過去に依頼して満足している、信頼関係のあるパートナー企業がある場合

オフィスデザインコンペは、自社に最適なパートナーを見つけるための有効な手段です。一方で、準備や運営には一定の工数がかかるため、目的や規模に応じた判断が欠かせません。

自社の課題や優先順位を明確にし、評価基準をしっかりと設けることで、コンペは単なる比較の場ではなく、より良いオフィスづくりへの第一歩となります。
本記事を参考に、納得感のあるパートナー選定を進めてみてください。