理想のオフィスを実現するために―発注後にご担当者様が押さえておくべき実務ポイント

オフィスづくりは、デザイン会社がプロジェクトマネジメントを担いつつ、ビル管理会社・施工業者・メーカーなど複数の関係者と連携して進めていきます。

しかしご担当者様にも、以下のような、対応いただく必要がある事項があります。

・オフィスデザイン会社から提案される内装・レイアウト・工事内容の確認・承認
・社内における予算管理・稟議
・スケジュール確認
・社内調整
※経営層、社員への共有など
・内装で使う素材のサンプルチェック・承認
・工事状況の確認・チェック
※必要に応じて現場確認
・自社で行う工程の手配（家具の組み立て、引っ越し業務、ネットワーク工事、電話工事など）
※アウトソースすることも可能
・B工事（ビル指定工事）における業者との契約
※ビル指定業者が指定されている工事の場合（防災、空調など）
・各種工事状況の確認・チェック
※オフィスデザイン会社から送られる写真で確認するケースもあり
・完成後のチェック

これらの対応は、後工程での修正や追加コストを防ぐためにも非常に重要です。

複数の会社が関わるオフィスづくりでは、想定外の事態が発生することがあります。
代表的な事例と対策を以下にまとめてご紹介します。

●図面と実際の寸法が想定と異なるケース
例えば、オフィス家具やモニターなど、図面上では問題なく見えても、現場で設置すると高さや幅が想定と異なることがあります。

特に壁掛けモニターやテレビの設置位置ではこのような齟齬が生じやすいため、必要に応じて、工事時の立ち会いをおすすめします。

●内装の仕上がりがイメージと違うケース
例えば、照明の明るさや色温度が思っていたのと違うといったケースや、床や壁のクロスが想定していた色や素材感でないといったケースがあります。

弊社の場合、内装で使う素材やアイテムについては、カタログやサンプル帳のみの確認でなく実際のサンプル材で確認してもらうようにしています。

●空調の効きにムラが出るケース
同じ設定温度にしていても、方角や窓の位置によって効き方が変わるケースや、エアコンの配管を分岐して他の部屋に吹き出し口を出したが、分岐した先の部屋が満足のいく温度にならないケースなどがあります。

それらを防ぐためには、レイアウト設計の段階で上記のような状況を想定しておくと同時に、どうしても調整が難しい場合には、ブラインドなどの設置も検討することが大切です。

こうした事例は事前に把握しておくことでリスクを軽減でき、万一発生しても冷静に対応できます。

ここからは、より快適なオフィスを実現するために、担当者様が予め知っておくと役立つポイントをご紹介します。

●モニターの設置方法は初期段階での決定が◎
壁掛け設置を希望する場合、事前に決めておけば配線を壁内に収納でき、空間全体がすっきり仕上がります。
※既存の壁の場合は、配線収納ができない場合もあります。

●壁面に取り付けるものは、現場で直接確認するのがおすすめ
モニターや絵画、壁面グリーンなどの設置位置について、図面だけで決定すると違和感が残る場合があります。設置時に立ち会い、最終調整を行うことを推奨します。

●不明な点があった場合は納得するまで確認することが大事
オフィス工事は、専門用語や施工プロセスなどに理解しづらい点が多くあります。
なぜその作業をするのか？なぜこのスケジュールなのか？なぜこの金額なのか？など、何か分からないことがあった場合は、納得できるまで質問することで後のトラブル回避につながります。

●関係会社と口頭でやり取りした内容は書面に残してもらう
オフィス作りは、細かい確認事項が多数発生するため、すべてメモとして残しておくことが大切です。認識の齟齬を防ぐことで、余計な修正やコストを回避することができます。

●入居するオフィス物件によって、工事にかかる費用は異なることを知っておく
オフィスに入居する際、お客様が費用を負担する工事にはC工事とB工事があります。
C工事とは、間仕切り設置やクロス貼りなどいわゆる内装工事のことで、B工事とは、空調工事や防災工事など建物全体に影響を及ぼす工事のことです。

このB工事において、物件によってはビル指定業者が必須であるケースがあり、その場合は工事費用が割高になります。

●コストセーブのために、安易な判断をしたりグレードを落としたりしないほうが吉
大きな予算がかかるオフィスづくりは、コストのかけ方もとても重要です。
例えばワーキングチェアは、高品質なものを導入することで快適性が向上するだけでなく、修理・交換コストも削減でき、長期的には経済的です。
また、意外にもフェイクグリーンが天然のものより高額になることもあります。
コストのかけ方は「こだわる部分」と「こだわらない部分」を明確にし、デザイン会社と相談しながら最適化することが重要です。